让制度发挥出管理作用
亚英体育:2015-08-03 作者:佚名

      企业要生存和发展,离不开管理,制度是管理的最具体表现形式。       俗话说“没有规矩不成方圆”。那是不是有 ...

 

      企业要生存和发展,离不开管理,制度是管理的最具体表现形式。


      俗话说“没有规矩不成方圆”。那是不是有了规矩就能一切到位呢?当然未必。制度相当于企业中的法律,用以规范各种行为以达到企业的目的,例如目标明确、思路一致、动力充足、质量过硬、流程规范等等。但“法律”本身是没有生命力的,要通过有效地执行才能让制度发挥出管理作用。


      我们先从制度说起,制度是执行的根源,要做到严谨、公正、全面,经得起各种推敲。其特点决定了起草制度的三要素:


      越简洁越好:没有修饰语,没有废话,篇幅不宜过长,没人愿意捧一本“字典”阅读;另外,态度明确,不会出现“应该、可以、可能”等词语;


      越具体越好:它规范的可能是某个岗位、某项工作甚至某个动作的执行标准,其范围的覆盖要不要这么具体,具体到什么程度,是由其必要性和特点决定的,假如根据管理要求,该环节一定要建立制度以保障效率或质量,那就务必详尽调研,清楚描述,让人一看就懂;还有必要提及另一个具体管控环节——接口管理:在管控各部门内部工作的同时,还要对岗位间、部门间的接口职能进行规范,避免出现踢皮球、不做为、混淆责任等现象。


      越实用越好:它既是员工执行的依据,又能对工作起指导作用。制度中不但要求了某岗位不可以怎么做,还要能给出正确做法的范例和预期成效来,让员工知道该怎么做。另外,制度要有针对性,明确范围和作用对象;不能没有“适用对象”或“适用范围”,这样的制度在发布后,会导致员工“猜”着执行:似乎每个人都该执行,又似乎每个条款都于己无关,这种情况会让制度从一推出就注定是悲惨的结局。


      再来谈谈制度的执行,管理上有句话很精辟,叫做“没有处罚的规章制度等于废话”。因此,要让制度落地就必须做好监管工作,监管还要和奖惩挂起钩来。员工只做领导检查的事情,这话一点不假,发布制度是为了更好的开展工作,而监管就等于查看制度的执行是否促进了工作的开展,即是否达到了预期效果。要根据某一制度的特性来设计监管形式,例如:定期还是不定期,全部还是抽检,对内还是对外,还要做好监管后的宣贯与改进等。有了监管职能发挥作用,一项好的制度才能得以贯彻落实。


      关于制度分析,制度是考核奖惩的重要依据之一,企业在发布奖惩时也应附带依据的是什么制度,增强信服度,就好比电视上经常说“依法传讯”、“依法解散”等等。在一个阶段内,例如一年,企业在统计各项制度分别被应用了多少次时,发现有几项制度从发布以来一次都未使用,那就可以考虑废止不用了。有两项制度每次调用时都会被质疑,那就要考虑做调整完善了。


      接下来谈谈制度的完善。一项新制度推出来,不管有多完备,多合理,可能在发布后三天就落伍了。企业在发展,业务在改进,同样,与之配套的制度也要能够做到与时俱进,确保制度随时修订、加工、增删。为此,企业应安排专门的资源关注制度的执行,随时让制度与业务以及公司发展保持一致性。这个岗位上的人要能随时问出几个问题:这项制度是否发挥了应有的作用?能否满足眼下的业务工作?这些问题需要得到长期重视并持续关注,否则就会常遇“拦路虎”:


      第一只虎是制度不健全:管控不能全覆盖,就会存在很多隐患游离在监管之外,一旦爆发,就很被动,属于“意外失火”。长期救火,不但没有资源去监管制度的执行,员工的精力也会被转移,意识就会淡薄,也会带来企业整体效能的下滑。


      第二只虎是有制度不执行:也就是“有法不依”,逍遥法外,这是制度执行过程中常出现的问题,一阵风过后,太平无事,人们依然我行我素,制度的职能变成了“摆设”。如果是这种情况,还不如不建制度,因为这是对“企业法律”的嘲讽和玷污。慢慢的,企业中的公信力也就消失了,代之而来的是执行力的丧失。


      第三只虎是制度的合理性。在有些企业中存在这样一种情况:建制度的与执行制度的之间很少沟通甚至没联系,A从事管理工作:我必须要保证这块儿工作有制度保障;B是执行群体,这个制度文字都不通顺,设计极不合理,让我如何执行?于是,该制度的发布日变成了寿终正寝时。因此,要特别关注制度的可操作性,起草人要站在执行人的角度上来设计流程规范,还要特别关注制度的入口(素材的来源),该制度到底要作用于谁?实现什么、解决什么、避免什么?让所有的素材、预期的成效都聚焦于“受众群体”,这样才能可操作。


      制度是刚性因素,执行是柔性因素,要刚柔并济才能发挥出制度的管理作用。

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